Email – поради до використання

Здавалося б що може бути простіше: написати лист, отримати лист, передати файл – це зможе кожен. Але чи все насправді так просто?

Є декілька загальних помилок, які всі ми часом робимо. Тих помилок, які не дозволяють використовувати електронну пошту на повну потужність. Саме про ці помилки і піде мова далі…


1. Завжди використовуйте електронну пошту прив’язану до доменного імені Вашого сайту.

У бізнесі ніколи не використовуйте електронних адрес типу vasia123@mail.ru (такі адреси можна використовувати тільки для приватного спілкування). У бізнесі Ваша електронна адреса завжди має бути прив’язана до доменного імені: marketing@vashsite.com, kyiv@vashsite.com чи oksana@vashsite.com суттєвого значення не має і залежить тільки від обраної стратегії. Це підкреслить професіоналізм Вашої компанії і дозволить зайвий раз нагадати партнерам чи клієнтам про свій корпоративний сайт.

2. Завжди використовуйте підпис у електронних листах.

Не змушуйте своїх адресатів шукати Ваш телефон, коли електронної пошти вже недостатньо для ефективного спілкування (особливо це стосується випадків, коли електронна пошта є засобом первинного контакту). Напишіть у підписі хто ви є, кого представляєте і дайте адресату можливість вибору способу зв’язку. Включіть в підпис, як мінімум, свої ім’я та прізвище, посаду, назву компанії, в якій працюєте, її лого, телефон та адресу корпоративного сайту. Обов’язково включіть туди адресу своєї електронної пошти.

3. Колір та шрифт тексту

Завжди використовуйте читабельний шрифт та приємний для ока колір тексту, адже важливо не тільки те, що написано, але і те, як написано. Текст, який легше читається, прочитають охочіше.

4. Зберігайте історію, коли відповідаєте на листи

Коли відповідаєте на листи, залишайте попередню історію спілкування, ніколи не створюйте нового листа, якщо тема попереднього ще не закрита.

5. Завжди використовуйте у листах тему

Наявність теми дуже спростить пошук потрібного листа у майбутньому і збереже Вам багато часу.

6. Обережно використовуйте BCC

Використовуйте приховану копію (BCC – blind carbon copy) кожного разу, коли хочете відправити електронну пошту багатьом адресатам одночасно (а ще краще користуйтесь для цього інструментами email маркетингу). Приховану копію листа не побачать інші адресати, тому використовуйте її обережно і тільки там, де її використання дійсно необхідне.

7. Будьте ввічливі

Ввічливість ніхто не відміняв: проханням і словом «будь ласка» можна добитися більше, ніж просто проханням. Робіть це щиро, нещирість буде мати зворотні наслідки.

У бізнесі електронна пошта дуже часто використовується також як метод для прикриття власного тилу (CYA – cover your ass). Підняти історію спілкування електронною поштою надзвичайно просто, тому, справді, двічі подумайте, перед тим, як писати дурниці.

Якщо Ви тут вперше, можливо Вам буде цікаво отримувати статті з цього блогу.